Toda institución debe saber qué es lo que va a comunicar, tanto a sus públicos internos como externos. Es muy común que los equipos de comunicación de las alcaldías se preocupen más en la comunicación para los ciudadanos, sin embargo, los funcionarios de la alcaldía deben estar muy informados y motivados para su día a día en el trabajo, para esto repasaremos las partes de un plan de comunicaciones de comunicación interna para municipios.
¿Qué es un plan de comunicaciones?
Es una estrategia, que contienen un diagnóstico y un conjunto de acciones para mejorar los niveles de comunicación o de la imagen de una institución o persona.
¿Cuáles son sus partes?
Objetivos:
Es a donde quiero llegar cuando el plan de comunicaciones este realizado, siempre se debe empezar con un verbo infinitivo, como mejorar, posicionar, crear, entre otras. Hay un objetivo principal y dos secundarios.
Antecedentes:
Es un recuento histórico respecto de las estrategias en comunicación hechas, situación se la institución, si ha sobrevivido a crisis, entre otras actividades que puedan haber sido relevantes y se puedan considerar en el documento.
Stakeholders:
Es también conocido como grupos de interés, deben ser priorizados de menos a más, esto servirá a saber qué influencias podemos tener, o que recursos pedir en caso sea necesario, o también negociaciones que ayuden al objetivo del plan de comunicaciones
Estrategias:
Es un conjunto de tácticas que me van a ayudar a proceder de la manera más efectiva a mi objetivo principal.
Actividades:
Son los conjuntos de tareas a seguir para que se cumpla con la estrategia. Deben ir en un recuadro indicando la fecha de realización de cada tarea y el nombre del responsable.
Análisis FODA:
Es un diagnóstico que permite conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, de la institución o persona, este análisis debe separarse en dos, en los aspectos internos y externos. Las fortalezas y debilidades pertenecen a los aspectos internos y las oportunidades y amenazas a los externos.
Análisis de las Fortalezas y Debilidades:
Producto y servicio:
Se tratan de la calidad del servicio o del producto, lo que se pueda resaltar será una fortaleza y las fallas en las debilidades.
Infraestructura:
Son las condiciones físicas del recinto de la institución y sus implementos.
Recursos Humanos:
Son las condiciones laborales y emocionales de los trabajadores de la institución.
Logística:
Son los recursos con los que cuenta la institución para que funcione de manera operacional.
Análisis de las Oportunidades y Amenazas:
Mercado:
Cuáles son las posibilidades de llegar al público objetivo, a quién se dirige la institución y qué posibilidades tiene de conectar con su público.
Competencia:
Instituciones dedicadas al mismo rubro.
Coyuntura Política:
Decisiones que se dan en el entorno político que pueden influir en el desarrollo de la institución para bien o para mal.
Coyuntura Medioambiental:
Entorno medioambiental que puede perjudicar o favorecer a la institución.
Coyuntura tecnológica:
Herramientas t desarrollo tecnológica que ayudan a que la institución pueda ser más productiva
Coyuntura Económica:
Entrono sobre la economía nacional y mundial que pueda influir en la institución.
Coyuntura social:
Medir el pulso de la sociedad con respectos a temas de coyuntura.
Coyuntura internacional:
Decisiones a nivel político internacional que puedan de alguna manera repercutir en el país donde se encuentra la institución.
Comunicación Interna:
Son los procesos de comunicación de la institución entre sus diferentes colaboradores. Es la ruta de la información que maneja la organización, entre sus diferentes áreas.
Plan de comunicación interna:
Es el conjunto de estrategias que ayudan a la organización, a una mejor transacción de la información y que ayuda también a mejorar procesos de comunicación entre los colaboradores.
Plan de Comunicación Interna Para Municipios
Tiene las mismas partes que un plan de comunicaciones institucional, pero llevado a un Municipio. Las mejoras en los procesos de comunicación dentro de la burocracia estatal son importantes para agilizar los trámites y la eficiencia de los funcionarios que toman decisiones. Es importante resaltar que el objetivo de toda entidad de la administración pública es generar satisfacción en los usuarios.
El municipio como toda organización tiene áreas, como finanzas, recursos humanos, comunicaciones, entre otras, que se asemejan a la de una empresa. La comunicación interna dentro de un municipio tenemos que ver con el mismo criterio que evaluamos a una empresa, con la diferencia en que se debe ser consciente del entorno legal, cuáles son las funciones que un funcionario y un área deben seguir dentro de la municipalidad.
Partes de un plan de comunicación interna:
Son iguales al de la comunicación institucional, pero con un enfoque que tiene que ver más con las deficiencias en el traspaso de información del municipio.
Evaluación de situación actual:
Para esto puede usarse el diagnóstico FODA, que se encuentran líneas más arriba, es una muy buena herramienta, es necesario un panorama completo y no solo interno de la organización.
Evaluación del entorno legal:
Los funcionarios del Estado tienen un manual de organización y funciones, toda idea de una estrategia debe ser consultada legalmente, sino podemos comprometer al funcionario, en algún proceso administrativo o penal.
Objetivos:
Al igual que un plan de comunicación institucional, los objetivos deben ir en verbo infinitivo. Algunos ejemplos pueden ser: Mejorar la confianza entre las distintas áreas del personal, Establecer un orden de información entre las áreas, entre otros. Recuerda que debe ser uno principal y dos secundarios como mínimo.
Estrategias:
Son el conjunto de acciones que llevarán a que se cumpla el objetivo.
El plan de comunicación interna para municipios, tiene que ayudar a una mejor productividad, para que el ciudadano se sienta satisfecho de sus entidades de la administración pública.
